客户发来“验厂通知邮件”，新手负责人要立刻回复什么、内部要开哪几场会？

很多工厂**次收到客户的验厂通知邮件，最常见的反应是：紧张、慌乱、不知道先做什么。其实，验厂通知并不可怕，可怕的是**时间回复不专业、内部沟通不到位，导致后续节奏混乱。下面告诉你新手负责人收到验厂邮件后的两个关键动作：“立即回什么”与“内部开什么会”。

一、新手负责人收到验厂邮件后，要立刻回复什么？（5 项必须确认）

客户最关心的是：工厂是否接受审核、资料是否准备、时间是否能配合。新手可以按下面的模板回复，简单又专业：

1）确认接受审核
——表达愿意配合，体现供应商态度。

2）确认审核机构与审核类型
例如：BSCI、SMETA 2P/4P。

3）确认审核日期与是否可调整
突击审核不可改期；非突击审核需给出合理理由。

4）确认审核范围
包括车间、宿舍、食堂、仓库……千万别漏。

5）确认是否需要提前上传资料
有些客户要求在系统预审材料。

一封专业的回复，不只是礼貌，更能赢得客户信任，让后续审核更顺利。

二、回复客户后，工厂内部要立刻开哪几场会？（至少 3 场）

收到验厂通知后，新手负责人千万不要一个人扛，必须快速拉起内部团队。验厂涉及多部门，沟通越晚越麻烦。

会议1：验厂启动会（必须开）

参会人员：老板、HR、行政、生产主管、现场主管、仓库、宿舍、食堂负责人。
会议目标：统一审核日期、审核类型、范围、客户要求。

会议2：三合一资料会议（关键会议）

核心是确认工资表、考勤、合同是否一致，是否存在加班费、最低工资等问题。没有资料基础，验厂风险最高。

会议3：现场整改会议（车间＋宿舍＋食堂）

内容包括：消防通道、应急灯、灭火器、PPE、防护罩、大功率电器、油污清洁、健康证等，现场往往扣分最多。

如果你**次接手验厂，不确定邮件内容、审核范围、准备顺序是否正确，可以把情况发给速讯咨询：

“客户邮件截图＋审核日期＋工厂人数”

我们会给你一份《验厂通知后的 48 小时行动方案》，让你不会乱方向。