WCA认证中，人事行政文件是第三方审核机构重点核查的核心模块之一，占比高达30%。很多工厂明明现场合规，却因文件缺失、不规范、数据不一致导致扣分，甚至影响认证结果。本文汇总WCA认证人事行政类必备文件，按模块分类整理，明确每类文件的要求与留存期限，帮助工厂对照准备、避免遗漏，高效通过审核。

一、核心前提：人事行政文件审核核心要求

📌 审核重点：第三方审核机构核查人事行政文件，核心看“真实性、完整性、一致性”，无需过度复杂，重点是文件可追溯、数据无矛盾，所有文件需留存原件或盖章复印件。

1. 真实性：禁止伪造文件（如虚假劳动合同、考勤记录），一经发现直接影响认证结果；

2. 完整性：按清单准备，无缺失、无遗漏，重点文件需有签字、盖章；

3. 一致性：人事花名册、考勤、工资、社保等文件，人员姓名、工号、入职日期需完全匹配。

4. 留存期：所有人事行政文件，WCA认证要求至少留存 2年，部分核心文件留存至员工离职后1年。

二、人事类必备文件（核心重点，占比最高）

此类文件是WCA认证人事模块审核的重中之重，需逐一准备、确保规范：

✅ 基础人事档案（每人1份，归档管理）

- 员工入职登记表（含个人信息、联系方式、紧急联系人、学历、工作经历）；

- 劳动合同（全日制/非全日制需区分，签字盖章齐全，期限明确）；

- 身份证复印件（正反面清晰，新入职员工需核实原件）；

- 离职证明/离职申请表（离职员工必备，签字确认，注明离职日期与原因）。

✅ 用工合规类文件

- 未成年工专项档案（如有，需额外准备：未成年工登记证、体检报告、监护人同意书，禁止安排加班/夜班）；

- 童工排查记录（每月排查，留存排查照片，确保无童工）；

- 员工花名册（含在职/离职员工，更新及时，标注工号、部门、岗位、入职/离职日期）。

✅ 考勤与休息类文件

- 考勤记录（近12个月，手工/电子均可，需员工签字确认，无修改痕迹）；

- 请假条/休假记录（事假、病假、婚假、产假等，签字审批齐全，留存相关证明）；

- 加班审批表（加班需提前审批，员工签字确认，确保加班时长合规）。

✅ 工资与福利类文件

- 工资表（近12个月，明细清晰：底薪、加班费、补贴、扣款、实发工资，员工签字确认）；

- 工资发放记录（银行转账凭证/现金发放签收表，与工资表金额、人员一致）；

- 社保缴纳凭证（近12个月，如有未参保人员，需准备参保计划与说明）。

三、行政类必备文件（基础保障，不可遗漏）

行政类文件主要体现工厂管理规范性，虽占比不高，但缺失会直接扣分：

✅ 工厂基础资质文件

- 营业执照（有效期内，经营范围与实际生产一致，盖章复印件）；

- 厂房租赁合同（如有，有效期内，签字盖章齐全）；

- 消防验收证明、特种设备使用登记证（如有机床、叉车等）。

✅ 管理制度与培训类文件

- 人事行政管理制度（含考勤、工资、请假、离职、奖惩等，张贴公示，员工签字确认知晓）；

- 员工培训记录（近12个月，含入职培训、安全培训、制度培训，留存签到表、照片）；

- 奖惩记录（如有，需有奖惩通知、员工签字确认，理由合理合规）。

✅ 现场行政类补充文件

- 宿舍/食堂管理制度（如有员工宿舍、食堂，需规范，留存卫生检查记录）；

- 员工投诉举报记录（含投诉渠道公示、投诉处理记录，闭环管理）；

- 文件归档记录（人事行政文件归档台账，注明归档日期、保管人、存放位置）。

四、WCA认证文件准备注意事项（避坑重点）

🔴 避坑提示：以下3类问题最易导致文件项扣分，需重点规避：1. 文件签字/盖章缺失；2. 考勤、工资、花名册数据矛盾；3. 文件留存期限不足、更新不及时。

1. 所有需要签字的文件（劳动合同、工资表、考勤表等），必须有员工本人签字、企业盖章，禁止代签；

2. 提前核对人事花名册、考勤、工资、社保四类文件，确保人员、工号、日期、金额完全一致；

3. 及时更新文件，离职员工档案单独归档，在职员工信息变动（如岗位、薪资）需补充相关证明；

4. 无需准备冗余文件，按清单准备核心材料即可，重点是规范、可追溯。

总结准备思路：WCA认证人事行政文件准备的核心是“真实、完整、一致”，工厂可按“人事档案→用工合规→考勤工资→行政资质”的顺序逐一梳理，对照清单查漏补缺，确保每类文件规范、可追溯。提前1-2周完成文件整理与核对，避免审核时因文件问题扣分，助力顺利通过第三方审核。